La función de la Secretaria es básica en la estructura de la
Organización, ya que participa de manera muy cercana en el desarrollo
económico, tecnológico y cultural de la sociedad actual.
La
secretaria está presente en todas los momentos del proceso empresarial; ya sea
en presencia física, hacia le interior y hacia el exterior, como en presencia
escrita, telefónica, y todo el tiempo ejerce una función primordial:
materializar ideas plasmándolas en una hoja en blanco, recibir mensajes desde
los más simples hasta los más complejos, guardar territorios, secretos, ser
consejera, dar contención a la ansiedad del jefe, a través de concretar las
herramientas básicas con las que habrá de luchar en el campo organización.
CARACTERÍSTICAS DESEABLES DE UNA SECRETARIA
La Secretaria debe tener diversas cualidades profesionales y personales;
es decir, objetivas y subjetivas. Las objetivas son un grupo de conocimientos y
habilidades que trataremos de definir de manera general.
1. Experiencia
2. Conocimiento del trabajo que desempeña
3. Habilidad en mecanografía, taquigrafía, dominio ortográfico y de
redacción.
4. Conocimiento preciso de los procedimientos de la empresa.
5. Conocimiento del vocabulario comercial.
6. Habilidad en el manejo del equipo de las máquinas de oficina y sistemas
de archivo.
7. Conocimientos de práctica comercial.
8. Conocimientos administrativos generales.
Las cualidades subjetivas generales son las siguientes:
1. Discreción.
2. Lealtad.
3. Comprensión.
4. Iniciativa.
5. Motivación.
6. Creatividad.
7. Paciencia.
8. Adaptabilidad.
9. Sentido del humor.
1. Estabilidad emocional.
1. Presentación personal intachable.
1. Capacidad para relacionarse.
ELEMENTOS PROFESIONALES QUE DEBE TENER UNA SECRETARIA
1 Ambición. Se refiere a un espíritu de superación profesional, personal y
cultural, debe buscar más, mejorar siempre.
2 Apariencia
personal. Debe ser
agradable físicamente: limpia, pulcra, con buenos modales y costumbres.
3Autocrítica. Se refiere a la capacidad de analizarse a sí misma, reconocer sus
limitaciones y sus propios errores a fin de enmendarlos y superarse.
4 Capacidad
de aprendizaje y memoria. Este es un elemento de suma importancia, ya que mucho depende de
este aspecto, un buen desempeño de trabajo.
Capacidad
de coordinación. Para ello la
secretaria debe prestar atención constante en todos los asuntos relevantes y
buscar el orden.
6 Conciencia
y respeto de sí misma. Se refiere a la capacidad de aceptarse tal y como es, con sus cualidades
y limitaciones.
7Conciencia
y respeto de los demás. Se refiere a la aceptación de la gente que la rodea, a saber
darles su lugar como personas.
Conciencia
y personalidad frente al trabajo. Aceptar el trabajo que se le asigne, como un aspecto importante de
su vida, no dejarlo pasar bajo el concepto de que “no importa”, sino de que “es
en verdad importante, porque yo soy la que debe hacerlo”.
Conocimiento
específico de las normas y políticas de la Dirección.A fin de realizar sus labores adecuadas al lugar de trabajo.
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11) Control emocional. No debe dejarse llevar por sus impulsos; debe ser “propia y
serena”.
12) Cordialidad. La Secretaria debe estar siempre dispuesta a ayudar en la medida
posible, a las personas que se acercan a ella.
13) Cortesía. Se refiere a la
amabilidad, sin mezclar en el trato los sentimientos de antipatía por ciertas
personas.
14) Franqueza. Debe decir siempre
la verdad, expresar su forma de pensar cuando se le pide.
15) Criterio amplio. Debe de abrirse a la forma de pensar de sus Jefes y compañeros,
respetar sus ideas y opiniones, aunque no coincidan con las suyas.
16) Discreción. Ya que el ser Secretaria implica el estar enterada de asuntos delicados
y privados que requieren mucha discreción.
17) Habilidad para establecer relaciones y para juzgar situaciones.Ya que tiene contacto con todo tipo de personas; si se obtienen estos
elementos, se puede simplificar el trabajo del Jefe dando y recibiendo la
información adecuada.
18) Ingenio
y decisión. Para
realizar tareas en ausencia del Jefe y evitarle atención continua.
19) Iniciativa. Que ayude y simplifique la actividad del Jefe, para lograr que de
esta manera “ser útil” cuando no está el Jefe o cuando tiene gran carga de
trabajo.
20) Inteligencia. Debe de actuar
después de un razonamiento lógico, de pensar lo que se va a decir o hacer.
21) Interés y entusiasmo. En el desempeño de su trabajo, dinámica y alegre.
22) Lealtad. En el
trabajo, con su Jefe y la empresa en la que labora.
23) Naturalidad. Para lograr
ser una buena Secretaria, es preciso desarrollar todas las cualidades
mencionadas, pero es importante hacerlo con naturalidad, siendo una misma, sin
fingir ni exagerar.
24) Paciente. Con el Jefe y con la gente que la rodea.
25) Puntualidad. Ya que en
ella se refleja la imagen del lugar donde trabaja; debe además, estar cuando se
necesite de ella y esto sólo se logra si se tiene puntualidad.
26) Seguridad personal. Debe sentirse bien consigo misma, segura de que lo que hace está bien,
ya que así también proporcionará seguridad a los demás. Siendo segura, va a
plasmar una buena imagen.
27) Sinceridad. No debe
andar ocultando sus errores, ni los asuntos de otros, debe ser ante el Jefe una
persona digna de confianza.
28) Tacto. Es fundamental para establecer buenas relaciones en su ámbito
laboral.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
Como ya dijimos, la Secretaria es parte fundamental de la organización,
por tanto, es importante subrayar todas las actividades que por lo general
tiene que realizar.
1) Vigilar que el aseo de la oficina del Jefe y la suya se haya realizado
convenientemente. De no ser así, indicar a quien corresponda para que ordene
que se realice de inmediato. Así mismo, estar pendiente de todos los detalles
de decoración de su oficina, tales como: flores, adornos, revistas, etc.
2) Organizar el escritorio personal, preparando los útiles necesarios,
revisando que el material se encuentre en condiciones de trabajo y, del mismo
modo, preparar el escritorio de su Jefe.
3) Recoger, abrir,
sellar, fechar, registrar, clasificar y repartir la correspondencia diaria.
4) Reunir los
elementos y antecedentes necesarios para la contestación oportuna de la
correspondencia.
5) Tomar dictado directamente a la computadora.
6) Tomar dictado taquigráfico y transcribir.
7) Hacer, recibir y dar el trámite necesario a las llamadas y recados
telefónicos.
8) Concertar, confirmar y recordar al Jefe cita o entrevistas, dentro y
fuera de la institución.
9) Recibir y atender, con la mayor cortesía, al público que llegue.
10) Separar, clasificar, registrar y archivar cartas, notas, informes
especiales, minutas de juntas, etc.
11) Redactar por sí
sola, cartas, notas, circulares, telegramas, informes especiales, minutas de
juntas, etc.
12) Conocer el manejo de todo tipo de máquinas de oficina.
13) Preparar todo lo inherente a reuniones, juntas departamentales, juntas
de consejo, etc., enviando las convocatorias, recordatorios, etc., y redactar
las órdenes del día o minutas.
14) Mantener contacto, si así lo requiere su Jefe, con las agencias de
viajes, vigilando ventajas y preparación de itinerarios.
15) Mantener contacto con el Jefe durante sus viajes de lo que sucede
durante su ausencia.
16) Preparar o vigilar la preparación de estadísticas y gráficas.
17) Vigilar el servicio de mantenimiento y reparación del mobiliario y
equipo de su oficina.
18) Atender y tratar
de resolver reclamaciones (hasta donde su autoridad lo permita).
19) Preparar, usar
eficientemente y en perfecto orden y actualización el directorio telefónico
interno, el personal y el de su Jefe.
20) Llevar al
corriente los registros financieros de su oficina, tales como: chequeras de
bancos, caja chica, etc., vigilando que existan, al máximo posible,
comprobantes de gastos y solicitando las reposiciones del fondo de caja, cuando
sea necesario.
21) Mantener
actualizado y en estricto orden alfabético, su archivo tarjetero (tarjeta de
visita).
22) Vigilar y estar constantemente al tanto de su agenda de escritorio y la
de su Jefe.
23) Adquirir o requerir, material de escritorio y papelería.
24) Mantener y cuidar
del seguimiento de los archivos.
25) Mantener un
minutario de toda la correspondencia que escriba, como notas, recordatorios,
documentos y otros.
EL ARREGLO PERSONAL
El arreglo personal es una de las facetas más importantes de la “calidad secretarial”.
Es importante que se relacione con el público a través de gente
agradable, tanto en su manera de ser , como en su apariencia física.
Dado que el personal de una empresa es su activo más valioso, y de éste,
el más importante para que los clientes aprecien tratar con la compañía, son
las secretarias. Por este motivo es importante la impecable presentación de la
Secretaria.
El
aspecto
Su aspecto externo: rostro, modales, manera de vestir y caminar, su voz
y lenguaje son manifestación de su personalidad y conforman la tarjeta de
presentación de la empresa.
El vestuario
No hay reglas fijas, ya que la moda es muy cambiante. Lo que se aconseja
a este respecto es que su ropa es la expresión de sus preferencias y de su
libertad, pero también puede serlo de su buen gusto o mal gusto, de su buena o
mala educación.
Algunos principios pueden considerarse de validez general.
· La comodidad.
· La sencillez, evitando al máximo lo extravagante.
· La adaptación a las circunstancias.
· La libertad en el vestir.
· La elegancia, que no necesariamente es sinónimo de ropa costosa.
Los
modales
Son un reflejo dinámico de su personalidad. Los modales delicados
atestiguan que es considerada y fina. Además, los modales apropiados y mesurados
llevan un mensaje para usted misma antes que para los demás: refuerzan su
seguridad.
Los buenos modales se recomiendan para conquistar la simpatía de la
gente. La actitud general debe basarse en el deseo de agradar, de expresar
interés y consideración por las personas.
Esta actitud incluye:
· Una sonrisa cordial.
· Una voz amable, de tono e inflexiones controladas.
· Sincero interés por las personas.
· El uso de: “muchas gracias”, “perdone usted”, “¿me permite?” etc.
LA ATENCIÓN TELEFÓNICA
Piense por un momento el papel que desempeña el teléfono en su trabajo.
Lo más probable es que sería muy difícil conducir los negocios sin él.
¿Sabe usted qué cantidad de sus clientes reciben servicio por teléfono
en comparación con los que son atendidos por usted? Aunque muchas compañías
difieren, no es poco usual que el 80% de los contactos con clientes los haga
por teléfono.
Por este motivo, es muy importante que la Secretaria aprenda a escuchar
y ello abarca mucho más de lo que usted oye; implica lo que escucha con su
mente y su corazón. Puede ser que oiga las palabras, pero si no escucha lo que
se está diciendo no podrá responder adecuadamente.
